Alles wat je moet weten over de Rapportageverplichting Werkgebonden Personenmobiliteit

Sinds 1 juli 2024 zijn organisaties met 100 of meer werknemers verplicht om de CO₂-uitstoot van hun medewerkers te rapporteren. Het gaat om alle werkgebonden kilometers in het verkeer: zakelijke ritten én woon-werkverkeer, ongeacht of die met een zakelijk of privévoertuig worden gemaakt. Van iedere rit moeten het soort rit, het aantal kilometers, het vervoermiddel en de brandstofsoort (indien van toepassing) worden vastgelegd. Organisaties met minder dan 100 werknemers mogen vrijwillig rapporteren.

Werkgevers leveren de gegevens jaarlijks aan, uiterlijk 30 juni na afloop van het rapportagejaar. De verplichting geldt voor werknemers die meer dan 20 uur per week werken, exclusief externe krachten zoals inhuur, gedetacheerden en vrijwilligers. 1 januari van elk opvolgend jaar geldt als peildatum voor het aantal werknemers.

100+

werknemers: vanaf deze omvang is rapporteren verplicht

8.000+

Nederlandse bedrijven vallen onder de verplichting

60%

van de beroepsbevolking werkt bij een rapportageplichtig bedrijf

Het uiteindelijke doel is duidelijk: 1 megaton CO₂-winst in 2030. Liggen bedrijven collectief op schema, dan blijft rapporteren de enige eis. Zo niet, dan kan de overheid een verplichte uitstootnorm invoeren en wordt van werkgevers verwacht dat ze slimmer en duurzamer gaan reizen.

Deze rapportageverplichting is niet te onderschatten: het registratieproces is tijdrovend en vergt nauwkeurigheid. De verplichting legt een extra administratieve last op organisaties, die naast de dagelijkse werkzaamheden ook de mobiliteitsgegevens moeten bijhouden.

Een aspect dat niet over het hoofd gezien mag worden, is de privacy van werknemers. Werkgevers rapporteren alleen totaalcijfers voor de gehele organisatie, niet per individu. Het is een delicate balans tussen informatie verzamelen en individuele privacy respecteren.

Er zijn drie manieren om ritten te registreren voor de rapportage. Let goed op mogelijke gaten en overlap tussen bronnen.

1. Via een enquête

De eerste optie is de informatie via een enquête verkrijgen. Ons advies is om e-mailuitnodigingen naar specifieke medewerkers te sturen. Niet alle medewerkers zullen de enquête invullen; essentieel is dat je voldoende representatieve reacties ontvangt. De benodigde respons bereken je met een steekproefcalculator, met een betrouwbaarheidsmarge van 95% en een foutenmarge van 2%.

2. Via een registratiesysteem

De tweede optie is een registratiesysteem, bijvoorbeeld het platform van mobiliteitskaarten dat al wordt gebruikt, of de declaraties van gemaakte zakelijke reizen. Let op: platformgegevens mag je alleen gebruiken als ze een goede afspiegeling van de organisatie vormen; gebruikt slechts een beperkte groep het platform, dan niet. Declaratiegegevens zijn bruikbaar zolang ze naar een jaartotaal zijn te herleiden. Controleer declaratieformulieren op ontbrekende informatie over voertuigtype en brandstof en op een duidelijk onderscheid tussen woon-werkverkeer en zakelijke ritten; ontbreekt dat, pas het formulier dan aan.

3. Via een mobiele applicatie

De derde optie is ritten bijhouden met een mobiele applicatie. Die centraliseert alle ritten op één plek, wat inzicht en overzicht eenvoudiger maakt. Bovendien kun je gerichter sturen op CO₂-reductie, omdat je per rit of per dag ziet hoeveel kilometers er worden gereden. Een app hoeft niet duur te zijn; het aanbod varieert van apps die alleen begin- en eindpunt registreren tot apps die de rit nauwkeurig volgen en er een reële CO₂-uitstoot aan koppelen.

Allereerst is CO₂-reductie belangrijk voor de CO₂-prestatieladder: bij een lagere uitstoot maak je meer kans op overheidsopdrachten waar de prestatieladder wordt gehanteerd. Daarnaast biedt het nauwkeurig bijhouden van CO₂-uitstoot kansen om processen zoals het declaratieproces te automatiseren, optimaliseren en vereenvoudigen, wat zich vertaalt in tijd- en kostenbesparing.

Tot slot geeft de CO₂-rapportage concreet inzicht in de werkelijke uitstoot van je zakelijke mobiliteit. Dat is een uitstekend startpunt om de uitstoot in de komende jaren geleidelijk en aantoonbaar te verlagen.

Molthoff Fleetmanagement is een onafhankelijk adviesbureau voor mobiliteit, wagenparkbeheer en autoleasing. Rond de CO₂-registratie en -rapportage helpen we onder meer met:

De meest actuele regelgeving vind je bij de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO). Met onze Mobiliteitsscan brengen we de reispatronen van al je medewerkers in kaart, inclusief scenario-simulaties voor kosten en CO₂.