Besparen op het wagenpark, maar hoe dan?

Wanneer kosten onder druk staan, worden grote en kleine kostenposten onder de loep genomen en zoveel mogelijk uitgebeend. Hoogstwaarschijnlijk kun jij ook besparen op het wagenpark, maar de meeste organisaties komen niet verder dan het oprekken van leasecontracten en wat extra korting bij de dealer. Jammer, want het wagenpark is vaak een van de grootste kostenposten binnen een organisatie, na personeelskosten en huisvesting.

De grote vraag is hoe je structureel bezuinigt op het wagenpark zonder het halve personeelsbestand de auto af te pakken, of iedereen in de kleinste auto te zetten. Veel werkgevers zijn (terecht) terughoudend met draconische maatregelen: die richten op lange termijn meer schade aan dan ze op korte termijn opleveren. Toch blijft de wens bestaan om de autokosten structureel te verlagen.

In de praktijk concentreren veel organisaties zich op de inkoop. De leasemaatschappij wordt onder druk gezet om het leasetarief te verlagen, er komt een paar cent korting op de brandstof en auto's worden centraal ingekocht tegen een lagere prijs. Daarmee denkt men de autokosten maximaal te hebben gereduceerd. Een misvatting die we vaak tegenkomen in onze adviespraktijk.

Scherp inkopen is het begin, niet het einde. Wie alleen op het leasetarief stuurt, laat het grootste deel van de besparing liggen.

Bij het serieus en structureel aanpakken van autokosten is het belangrijk om twee fasen te onderscheiden, die beide noodzakelijk zijn voor een maximaal resultaat:

De tweede fase is een continue fase en is noodzakelijk om te voorkomen dat de autokosten na een succesvolle Clean-Up weer ongezien gaan stijgen. Daarmee verdwijnt ook de noodzaak om na vier à vijf jaar opnieuw een volledige Clean-Up te doorlopen.

Het mooie, en tegelijkertijd verraderlijke, van autokosten is dat ze door meer dan honderd verschillende factoren beïnvloed worden. Die factoren zijn ook nog eens links- of rechtsom aan elkaar gelieerd, zodat ingrijpen op een specifieke kostenpost vaak leidt tot onvermoede bij-effecten, zowel positief als negatief.

Een goede Clean-Up is dan ook vooral een volledige Clean-Up. Door stelselmatig en gelijktijdig door alle kostenbeïnvloeders heen te lopen ontstaat een integraal beeld van de besparingsmogelijkheden binnen het wagenpark. De kostenbeïnvloeders zijn onder te verdelen in vijf aandachtsgebieden, elk met veelvoorkomende verbeterpunten.

1. Beleid

Een open deur, maar toch vermeld: je autobeleid (of breder: je mobiliteitsbeleid) bepaalt welke mensen in welke auto's rijden. Dat kunnen leaseauto's zijn, maar ook eigen auto's op basis van kilometerdeclaratie. Meestal is de auto- of mobiliteitsregeling de juiste plek om dat beleid vast te leggen. Ieder wagenpark zou met een beleid moeten beginnen, maar in de praktijk begint een wagenpark gewoon met een paar auto's en wordt het beleid er later aangeplakt. Het is gezond om dat jaarlijks te evalueren en te verbeteren.

2. Inkoop

Bij het inkopen van leasecontracten zijn de voorwaarden en tarieven van de leasemaatschappij van belang, maar ook het aantal leasemaatschappijen dat je contracteert. Het selecteren van twee leasemaatschappijen heeft als groot voordeel dat zij er belang bij hebben om voor elke nieuwe auto scherp te calculeren. Daarnaast benut je zo het prijsverschil tussen de maatschappijen onderling.

3. Inzet

Het inzetten van auto's lijkt vanzelf te gaan na het afsluiten van een nieuwe mantelovereenkomst. De contractvariabelen waaronder de auto's worden ingezet, bepalen echter voor een groot deel het kostenniveau.

4. Beheer

De kosten van het beheer zijn vaak verborgen. Ze maken integraal deel uit van het leasetarief en binnen de organisatie is wagenparkbeheer vaak een nevenfunctie. "Die uren betalen we toch al", is dan de gedachte. Toch zijn er vaak interessante indirecte besparingen te behalen door het beheer onder de loep te nemen.

5. Gebruik

De bestuurder is de laatste, maar zeker niet de minst bepalende factor in de autokosten. Allereerst via de brandstofkosten, maar hij of zij bepaalt ook in grote mate de hoogte van de reparatie- en onderhoudskosten, bandenslijtage en schadekosten. In een leasetarief dekt de leasemaatschappij deze posten weliswaar af, maar structurele kostenafwijkingen kunnen worden aangegrepen om het leasetarief voor de huidige of volgende auto hoger in te schalen.

Door systematisch en gelijktijdig naar al deze gebieden te kijken (beleid, inkoop, inzet, beheer en gebruik) leg je de basis voor een maximaal besparingsresultaat. Deze zaken lijken los van elkaar te staan, maar zijn wel degelijk van elkaar afhankelijk. Je kunt je berijders bijvoorbeeld keurig opvoeden om zo min mogelijk schade te rijden, maar als de verlaagde schadelast vervolgens in de zakken van de leasemaatschappij verdwijnt, heb je daar uiteindelijk bitter weinig aan. Ander voorbeeld: je kunt leasecontracten buitengewoon scherp inkopen, maar als de auto vervolgens op een te korte looptijd en met de verkeerde brandstof wordt ingezet, loopt het geld alsnog de verkeerde kant op.

Niet zelden doorloopt een organisatie succesvol een Clean-Up (inclusief aanbesteding en nieuwe autoregeling), om vervolgens het hele wagenparkproces als een plumpudding in elkaar te laten zakken. De klus is geklaard, de focus is weg en alle geldvreters steken weer de kop op. Bij tijd en wijle geïnitieerd door de leasemaatschappij, die handig gebruikmaakt van de onwetendheid bij haar klant. Op papier zijn de besparingsdoelstellingen gehaald, maar in de praktijk komt er niets van terecht.

Let wel: een leasemaatschappij kan enorme toegevoegde waarde hebben. Met name op operationeel vlak werkt een leasemaatschappij veel efficiënter, goedkoper en sneller dan de klant ooit zelf zal kunnen. Denk aan de geautomatiseerde goedkeuring, verwerking en screening van onderhoudsfacturen, of de geprofessionaliseerde verkoop van gebruikte auto's via soms wel zes verschillende kanalen. De kunst is wel om zoveel mogelijk van dat voordeel daadwerkelijk terug te krijgen, zodat het wagenpark ook feitelijk goedkoper blijft dan wanneer je alles zelf zou doen.

Een leasemaatschappij is in wezen een kruising tussen een bank, een verzekeraar en een autohandelaar. Het is zinvol om daar een adequate controle op los te laten.

De Keep-Clean-fase is dan ook niets anders dan zorgen voor goed wagenparkbeheer, dat het liefst zo ver mogelijk wegblijft van tankpassen, groene kaarten en bekeuringen. In plaats daarvan houdt een goede wagenparkbeheerder zicht op de juistheid van tarieven en factuurposten, signaleert en analyseert kostenafwijkingen en rapporteert deze aan de opdrachtgever. Die kan dan tijdig ingrijpen in het proces, het gedrag van de leasemaatschappij en het gedrag van de bestuurders. Dit tactisch wagenparkbeheer beslaat vier disciplines:

Een goede beheerder houdt bovendien bij wat zijn acties en correcties de organisatie besparen, zodat de toegevoegde waarde aantoonbaar is. En hij zet zichzelf minimaal eenmaal per jaar op de agenda bij de directie, zodat die waar nodig de fundamenten van het wagenpark (autoregeling, contract en taakverdeling) kan bijstellen.

Het goed en volledig doorlopen van de Clean-Up-fase leidt gemiddeld tot een structurele kostenbesparing van 5 tot 10% van de Total Cost of Ownership. Een enkele keer is meer dan 20% mogelijk; dan is er nooit naar omgekeken of draait het wagenpark op (te) oude contracten. Een goed ingerichte Keep-Clean-functie voorkomt daarna een kostenstijging van 1 tot 2% per jaar, bovenop de besparing uit fase 1.

5–10%

structurele besparing na een volledige Clean-Up

1–2%

voorkomen kostenstijging per jaar dankzij Keep-Clean

7–12%

totale structurele besparing per jaar met de integrale aanpak

De QuickScan van Molthoff Fleetmanagement is de praktische invulling van de Clean-Up-gedachte: een integrale analyse van je wagenpark op de vijf genoemde gebieden, met besparingen uitgedrukt in euro's en een besparingsgarantie. Voor de Keep-Clean-fase borgen Prijsborging en Fleet Monitor doorlopend dat tarieven, facturen en condities scherp blijven.

Internationaal besparen op het wagenpark? Molthoff Fleetmanagement is aangesloten bij het wereldwijde netwerk van fleetcompetence Group, met meer dan 60 onafhankelijke fleetexperts. Ook dan ben je bij ons aan het juiste adres.