Van Flutmanagement naar Fleetmanagement

We komen het nog veel tegen: wagenparkbeheerders die druk zijn met allerlei operationele taken. Met de poten in de modder, noemen ze dat. Tankpassen beheren, dealeroffertes doorsturen naar de leasemaatschappij en groene kaarten aanvragen. Je kunt er erg druk mee zijn, en dan hebben we het nog niet over salarisinhoudingen, het innemen van auto's en het herinzetten van poolauto's. Is dat allemaal verkeerd? Nee, natuurlijk niet. Iemand moet het doen. Het is alleen de vraag of de fleetmanager het moet doen.

De naam zegt het al: fleetmanager. Hij of zij moet er vooral voor zorgen dat het proces goed loopt. Bij 10 auto's is dat geen probleem; wagenparkbeheer is dan een bijzaak, vaak neergelegd bij de administratie of personeelszaken. Bij 1.000 auto's moet het echt goed geregeld zijn, anders loopt het onherroepelijk in de soep. Tussen die twee uitersten vallen heel wat wagenparken in Nederland, en de kwaliteit van het beheer verschilt sterk van bedrijf tot bedrijf.

Die grote verschillen worden deels veroorzaakt door de verscheidenheid aan afdelingen waar het wagenparkbeheer is neergelegd. De een legt het bij personeelszaken, de ander bij financiën. Steeds vaker duikt het op bij facilitaire zaken, en een enkele keer blijft het bij inkoop kleven, die er na een aanbesteding blijkbaar geen afscheid van kon nemen. Hoe dan ook: wagenparkbeheer raakt al deze afdelingen. Het is een discipline met vele facetten (techniek, fiscaliteit, arbeidsvoorwaarden, financiën, inkoop, logistiek) en lijkt een simpel vak, maar is stiekem toch complex.

Veel wagenparkbeheerders vinden het lastig om boven die complexiteit uit te stijgen en blijven kleven aan de operatie. Ze zijn te herkennen aan kentekenbewijzen in de bureaula, een sleutelkastje aan de wand en een stapel verse tankpassen binnen handbereik. Rommelig, maar veilig: zonder hen stagneert het proces vrijwel direct. De dagelijkse stress wordt vaak gecompenseerd door evenementen van dealers, importeurs en leasemaatschappijen. Begrijpelijk, maar verstandig is het niet.

Ongezien loopt er geld weg, als schelpenzand tussen de vingers.

Wat moet een wagenparkbeheerder doen en laten om rust te creëren? Dat begint met het opbouwen van een structuur waarin zoveel mogelijk zaken inzichtelijk worden, zodat je kunt ingrijpen zodra er een afwijking opduikt. Het opbouwen en onderhouden van die structuur vergt tijd en energie, en die moet eerst worden vrijgemaakt. De beste manier: schrijf alle dagelijkse werkzaamheden op en besteed snoeihard alles uit waarvan je weet dat een ander het beter kan, of waar je zelf geen waarde aan toevoegt.

Wat heeft het voor zin om groene kaarten in je postvakje te ontvangen en ze zelf door te sturen naar berijders? Waarom zou je je met dealeroffertes bemoeien? Geen idee, weg ermee. Strip je eigen functie en leg het bij de leasemaatschappij: die is ingericht op efficiënte verwerking van operationele taken. Een goede leasemaatschappij kan het bestelproces volledig uitvoeren, zodat jij alleen nog een handtekening hoeft te zetten, en communiceert met alle plezier rechtstreeks met berijders over tankpassen, bekeuringen, groene kaarten, inleverinstructies en salarisinhoudingen. Je moet het ze alleen wel vragen. Doe dat dan ook.

Eenmaal verlost van de dagelijkse rompslomp begint de inrichting van het nieuwe wagenparkbeheer. Het komt erop neer dat je met zo min mogelijk inspanning zoveel mogelijk kengetallen verzamelt van een zo hoog mogelijke kwaliteit. Daarmee richt je een rapportagestructuur in, verdeeld over drie lagen.

Eerste laag: financiën

Deze rapportage geeft bij voorkeur maandelijks inzicht in de belangrijkste financiële cijfers: gemiddelde leasekosten per auto, gemiddelde brandstofkosten, huurkosten. Vergeet de bijkomende mobiliteitskosten niet, zoals kilometer- en reiskostenvergoedingen, en neem ook algemene wagenparkcijfers mee: aantallen auto's, verwachte voertuigwisselingen en eventuele stilstandcijfers van de autopool. Laat alle tabellen het voortschrijdend gemiddelde zien over minimaal vier maanden; zo vallen kostenafwijkingen direct op. Voor de visueel ingestelden kan het geen kwaad de data ook in grafieken weer te geven.

Tweede laag: KPI's

De KPI-rapportage geeft twee- tot viermaal per jaar inzicht in de cijfers achter de financiële rapportage. Stel dat de brandstofkosten stijgen. Dat kan meerdere oorzaken hebben: er worden meer kilometers gereden, het verbruik is gestegen, er rijden meer benzineauto's ten opzichte van diesels, er wordt misbruik gemaakt van tankpassen of de brandstofprijzen zijn gestegen. Met een paar KPI's zie je snel waar de afwijking vandaan komt. Neem ook de prestatiecijfers van leveranciers mee en, bij enige omvang, de gemiddelde tevredenheid van berijders. Een enkele meting zegt niet zoveel, maar een voortschrijdend gemiddelde legt meedogenloos bloot waar het misgaat. De KPI-rapportage is ook bij uitstek geschikt om afwijkend rijgedrag te signaleren: neem voldoende KPI's mee over schade, brandstofverbruik en kilometerafwijkingen.

Derde laag: omgeving

Je kunt behoorlijk druk zijn met je eigen verantwoordelijkheden, maar het kan geen kwaad om minimaal eenmaal per jaar over de schutting te kijken. Hoe verhouden onze kosten zich tot die van anderen? Zijn onze inkoopcondities nog marktconform, of zijn er ontwikkelingen die nieuwe kansen geven? Afwijkingen op dit vlak zijn niet makkelijk inzichtelijk te krijgen, maar het loont de moeite. Het voorkomt dat je er met het schaamrood op de kaken achter komt dat je vier jaar lang minder korting hebt ontvangen dan je naaste concullega. Een onafhankelijke partij die voor meerdere wagenparkeigenaren werkt, kan helpen aan marktconforme vergelijkingscijfers.

Het verzamelen van data en het berekenen van KPI's mag geen doel op zich zijn; het gaat erom dat je iets met de cijfers doet. Stijgt de schadefrequentie? Onderzoek de oorzaak en benader de brokkenpiloten, stuur ze desnoods op rijstijltraining. Stijgen de leasetarieven? Ga in gesprek met de leasemaatschappij en probeer het tij te keren, en overleg tegelijk met HR over de consequenties voor de autokeuze van het personeel. Worden er steeds meer kilometers gedeclareerd? Reken uit of het verstandig is om kleine, zuinige leaseauto's in te zetten voor veelrijders met een eigen auto.

Het verzamelen van de data is een vak apart, en het samenvatten tot een sluitende rapportage kan veel tijd kosten, zeker bij meerdere leasemaatschappijen of eigen beheer. Er is een beperkt aantal softwareoplossingen specifiek voor wagenparkeigenaren. De meeste pakketten kunnen data uit verschillende bronnen vertalen naar eenduidige informatie, maar functionaliteit en kosten lopen nogal uiteen. Bedenk dus goed van tevoren wat je er precies mee wilt doen.

De omvorming van operationeel naar tactisch wagenparkbeheer is niet eenvoudig. Het vereist inzicht en de moed om vertrouwde taken los te laten. Maar eenmaal op orde geeft het veel rust: vrijwel het hele proces is dan voorzien van virtuele rookmelders. Er kan wel eens wat gaan smeulen, maar je bent er op tijd bij om te blussen.

Molthoff Fleetmanagement ondersteunt deze omslag op twee manieren. Met Fleet Monitor nemen we het tactische beheer volledig uit handen: controles, contractmanagement en kwartaalrapportages met management-summary. En wil je vooral weten of je condities nog marktconform zijn, dan vergelijkt onze Benchmarking je tarieven en voorwaarden onafhankelijk met de markt.