Wagenparkbeheer: de duivel zit in de details

In onze adviespraktijk helpen we klanten om overzicht te krijgen over het wagenparkbeheerproces en de wagenparkkosten. Onze benadering ligt daardoor vaak op een wat hoger abstractieniveau dan losse leaseoffertes of een setje winterbanden. Met grote graagte praten we over risicobeleid, tactisch beheer en rapportagelijnen. Mooi vak.

Toch houden we ons bij de afronding van projecten nog steeds bezig met details. Deels vanwege de praktische procesinrichting, maar vooral vanwege het enorme effect dat een slecht uitgewerkt procesdetail kan hebben op het uiteindelijke besparingsresultaat. Wagenparkkosten worden beïnvloed door meer dan 120 verschillende factoren.

Zet één palletje verkeerd, en de boel loopt in de soep.

Hieronder een verzameling praktijkgevallen die we in het wagenparkbeheer regelmatig tegenkomen.

Vergelijk exclusief brandstof

Veel organisaties werken met meerdere leasemaatschappijen. De voordelen van zo'n multivendortactiek zijn evident: leasetarieven komen bij elke bestelling onder concurrentie tot stand en je benut de calculatieverschillen die zich bij elke auto voordoen. Prima dus. Maar liggen er twee offertes op het bureau, dan moet de wagenparkbeheerder wel de tegenwoordigheid van geest hebben om de leasetarieven exclusief brandstof te vergelijken. Brandstof is altijd een verrekenpost en zegt dus niets over het werkelijke prijsverschil. Klinkt logisch, maar het gaat (te) vaak fout. Leasemaatschappijen spelen daarop in door met onwaarschijnlijk lage brandstofvoorschotten te calculeren om de order binnen te halen. De klant betaalt uiteindelijk de rekening.

Bestel op het werkelijke kilometrage

In een autoregeling staan normleasebedragen die de autokeuze per leasecategorie begrenzen. De werknemer laat een aantal auto's berekenen en kiest. Werkt de werkgever met meerdere leasemaatschappijen, dan mogen berijders regelmatig bij beide leveranciers calculeren, waarna de offerte met de laagste eigen bijdrage de order krijgt. De vergelijking gebeurt dan op basis van een normcalculatie (vaak afwijkend van het werkelijke jaarkilometrage) én op een tarief inclusief brandstof. In onze ogen dubbel fout. Sommige werkgevers doen het bewust, omdat ze het multivendorvoordeel aan de werknemers gunnen. Ons advies: baseer de uiteindelijke bestelling op een vergelijking van leasetarieven exclusief brandstof, berekend op het werkelijke jaarkilometrage. De berekening van de eigen bijdrage (de normcalculatie) en het bestellen van de auto staan feitelijk helemaal los van elkaar.

In de autoregeling is, naast de normbedragen, ook bepaald welke brandstofkeuze de berijder moet maken, meestal afhankelijk van het werkelijke jaarkilometrage. Vroeger volstond één omslagpunt tussen benzine en diesel, bijvoorbeeld: iedereen boven de 30.000 kilometer per jaar kiest diesel. Inmiddels zijn vaste omslagpunten niet meer betrouwbaar: voor het ene model ligt het omslagpunt onder de 20.000 kilometer, terwijl het andere model jaarlijks meer dan 50.000 kilometer moet rijden om met diesel goedkoper uit te zijn.

Een technisch goede oplossing is de norm te laten calculeren op één brandstofsoort voor het bepalen van de eigen bijdrage, waarna de werkgever kan besluiten dezelfde auto op een andere brandstof in te zetten als dat bij het verwachte kilometrage goedkoper is. In de praktijk soms lastig: niet iedereen is gecharmeerd van diesels (hogere fiscale waarde) en anderen kijken niet om naar benzineauto's (beperkt aanhanggewicht).

Een andere oplossing is het hanteren van twee normbedragen: één voor benzine- en één voor dieselauto's. Daar zit een addertje onder het gras: berijders hebben snel door wanneer er een inhoudelijk verschil ontstaat tussen die twee bedragen. De dieselrijder kan dan meer toeters en bellen bestellen dan de benzinerijder, of andersom. Vervolgens blijken opeens veel berijders een ander jaarkilometrage op te geven dan ze werkelijk rijden, om in aanmerking te komen voor de luxere auto's. Ons advies: reken de normbedragen per kwartaal na en controleer zelf de historische jaarkilometrages.

Goedkope, zuinige auto's met lage bijtelling blijken in de praktijk vaak veel minder zuinig dan fabrikant en leasemaatschappij ons doen geloven. De leasemaatschappij doet dat niet bewust: die gaat uit van de fabrieksopgave. De fabriek doet het wél bewust, want een laag normverbruik betekent lage uitstoot, lage bijtelling en hoge verkoopcijfers. Het gevolg: de werkgever geeft vaak tientallen procenten meer uit aan brandstof dan begroot.

Een van de meest gebruikte besparingsmiddelen is het kortingswapen: extra korting bedingen bij dealer of importeur, het aantal merken beperken, en omlaag gaan de kosten. Althans, dat is de gedachte. Soms belanden de kortingen echter op een plek waar ze niet thuishoren: in het normleasetarief. De dealer geeft extra korting, die wordt verwerkt in de leasetarieven, maar per abuis óók in de normleasetarieven. Ergo: de besparing gaat linea recta naar de berijder en niet naar de werkgever.

Ons advies: laat kortingen separaat crediteren door de dealer (dat geeft direct een liquiditeitsvoordeel), of verwerk ze expliciet alleen in het inzetleasetarief en niet in het normleasetarief. Gaat de korting gepaard met merkenbeperking, stel jezelf dan de vraag hoeveel dat werkelijk oplevert. Vaak is de besparing nauwelijks interessant vergeleken met wat op andere vlakken mogelijk is, zoals betere leasecondities. Bovendien kan merkenbeperking de keuze aan bijtellingsvriendelijke modellen verkleinen, met ontevreden berijders tot gevolg.

Vervangende auto

Het lijkt duidelijk in het leasecontract te staan: inclusief vervangend vervoer na 24 uur. Dat betekende altijd dat de leasemaatschappij de vervangende auto betaalt als de leaseauto langer dan een werkdag in de garage staat. Dat is nog steeds zo, maar steeds vaker blijkt een groot deel van de huurkosten alsnog aan de klant te worden doorbelast: de eerste huurdag is dan een soort eigen risico. Het stond vast ergens in de kleine lettertjes, maar de klant betaalt zo eigenlijk voor een reservering waar hij nauwelijks gebruik van maakt; de bulk van de huurkosten zit juist in die eerste dag. Praktische tip: leg expliciet vast dat 'vervangend vervoer na 24 uur' betekent dat álle huurkosten bij reparaties langer dan een dag voor rekening van de leasemaatschappij komen.

Winterbanden

Van hetzelfde laken een pak: winterbanden in het contract. Steeds vaker zien we standaardbepalingen waarbij het aantal winterbanden is beperkt tot één set over de looptijd, terwijl het aantal zomerbanden niet wordt beperkt. Vreemd. Bij een looptijd van vijf jaar en 35.000 kilometer per jaar is het sterk de vraag of je uitkomt met één set winterbanden. Is het einde van het contract nog niet in zicht maar het einde van de winterbanden wel, dan volgt een extra factuur. Ook hier geldt: lees goed wat je precies bestelt.

Overschrijdt een berijder zijn normleasebedrag, dan wordt de eigen bijdrage ingehouden op het salaris. De werkgever ontvangt dus geld van de werknemer: een soort omzet afkomstig van een particulier. En daar wringt de schoen. De fiscus ziet deze inkomsten als bedragen inclusief btw, en die btw moet je afdragen. Dat betekent dat je de normoverschrijding van de werknemer feitelijk sponsort met 21%. Lekt dit geld bij jou weg, repareer dan zo snel mogelijk de autoregeling door de normoverschrijding te verhogen met btw.

Met de QuickScan ontdek je in korte tijd wat goed gaat en wat beter kan, voor nu en voor de toekomst. De QuickScan kijkt naast het wagenparkbeheer onder meer naar kostenbesparingen, tijdsbesparingen, de autoregeling, de inzet en het gebruik. En via Fleet Audits controleren we doorlopend facturen, contracten en doorbelastingen, zodat dit soort detailfouten niet jarenlang ongezien geld kosten.