Autoleasecontracten inkopen: let op je tellen

Het inkopen van autoleasecontracten lijkt eenvoudig. Vergelijk wat leasetarieven, pik de goedkoopste eruit en teken de overeenkomst. Hoe eenvoudig kan het zijn? Niet zó eenvoudig in ieder geval: er zitten addertjes onder het gras en soms moet je zelfs opletten dat je niet in een slangenkuil terechtkomt.

Eerst dit: wagenparkkosten worden door veel factoren bepaald. Je mobiliteitsbeleid, de inzet van auto's (looptijden, brandstofsoorten), de kwaliteit en kwantiteit van het wagenparkbeheer en het gedrag van berijders spelen allemaal een grote rol. Focus op inkoop is goed, maar vergeet dus niet ook naar die andere factoren te kijken.

Leasemaatschappijen bieden verschillende contractvormen aan: open calculatie, gesloten calculatie, financial lease, beheercontracten. Zonder op elke vorm in detail in te gaan is er één belangrijk onderscheid: het risico. Kies je voor een andere vorm dan gesloten calculatie, dan ligt het exploitatierisico linksom of rechtsom bij jou als klant. Tegenvallende restwaardes, onderhoudskosten of extreme bandenslijtage komen dan voor jouw rekening.

Bij financial lease betaal je die kosten direct zelf, bij een beheercontract worden ze via de leasemaatschappij doorbelast en bij open calculatie betaal je ze vooraf via een verhoogd leasetarief. Onderliggend nadeel van een beheercontract of open calculatie: de leasemaatschappij beheert jouw portemonnee en heeft dus geen direct belang bij de laagste kosten. Verleg je de risico's naar de leasemaatschappij, dan ligt dáár het directe belang om te zorgen voor hoge restwaardes en lage onderhoudskosten.

Het aantal leasemaatschappijen dat je contracteert is ook van belang. Kies je voor één leasemaatschappij, dan betekent dat relatieve rust: je doet zaken met één partij, ontvangt één factuur en vraagt steeds één offerte op. Financieel gezien is het minder rustgevend, want de leasemaatschappij heeft in die situatie geen belang om haar prijzen scherp te houden. Bij elke nieuwe bestelling bestaat het risico op een prijsverhoging.

Overweeg daarom met twee leasemaatschappijen te werken: bij elke nieuwe bestelling vergelijk je twee offertes en bestel je bij de goedkoopste. Zo houd je niet alleen de zaag scherp, maar benut je ook het altijd aanwezige prijsverschil tussen twee leasemaatschappijen.

Besparen op wagenparkkosten kan op veel manieren. Vraag het de leasemaatschappij en ze wijzen je op de mogelijkheden buiten het leasetarief: looptijden, energielabels, het gedrag van bestuurders. Allemaal correct, maar het neemt niet weg dat van alle besparingsmogelijkheden de potentie op het leasetarief vaak het hoogst is.

Ga je aanbesteden, stel dan een compleet tenderdocument op. Specificeer wat je wel en niet wilt, welke componenten in het tarief moeten zitten en welke dienstverlening je wenst. Geef de leasemaatschappij zoveel mogelijk input voor een aanbieding die bij jouw situatie past. Bedenk dat een leasemaatschappij haar euro ook maar één keer kan uitgeven: vraag om voorwaarden die voor jou relevant zijn. Hoog personeelsverloop? Vraag een regeling waarbij auto's tegen laag tarief kunnen worden ingeleverd. Werk je met jaarcontracten? Vraag een gunstig voorlooptarief.

Tarieven vergelijken met een mandje

Om een indruk te krijgen van het prijsniveau laat je elke leasemaatschappij een 'mandje' met auto's offreren, bij voorkeur auto's die passen binnen jouw wagenpark. Zo zie je het gemiddelde tarief per maatschappij en of het zin heeft om twee maatschappijen met elkaar te laten concurreren. Vraag de offertes op met inzicht in de calculatie (iets anders dan 'open calculatie'): dat geeft zicht op de afzonderlijke prijscomponenten.

Diensten vooraf specificeren

Geef in de tender ook duidelijk aan wat je naast de leasecomponenten verwacht. Moet de leasemaatschappij je berijders te woord staan bij de bestelling? Wens je digitale facturatie? Welke rapportages wil je ontvangen? Moet de leasemaatschappij overtallige auto's in beheer nemen? Specificeer het vooraf, dan ontstaat er later geen onduidelijkheid.

Op detailniveau vergelijken

Heb je de offertes op een rij, vergelijk ze dan op detailniveau en onderhandel met de partijen die het laagste gemiddelde tarief offreren. Door per onderdeel te onderhandelen ontstaat een tarief met lage vaste componenten (zoals beheervergoeding en rente). De variabele componenten (restwaarde en onderhoud) houd je scherp door ze steeds onder concurrentie te laten calculeren.

Tot zover lijkt het op normale inkoop: goed specificeren, het tarief ontleden en onderhandelen. Niet veel anders dan bureaustoelen en briefpapier inkopen. Het grote verschil zit in de prijsvastheid. Een leaseprijs wordt afgegeven op basis van een looptijd en een jaarkilometrage; verandert het kilometrage, dan verandert ook de prijs. Kleine verschillen worden verrekend via meer- en minderkilometers, maar bij een grotere afwijking (de grens ligt meestal al op 10%) volgt een gewijzigd leasetarief.

Die grens van 10% is snel bereikt: rijdt een auto 23.000 kilometer in plaats van 20.000, dan kan er al een hercalculatie volgen. Hoe het tarief wijzigt is meestal onbekend en wordt eenzijdig door de leasemaatschappij vastgesteld. Zie hier een van de grootste margemakers van leasemaatschappijen. Als je weet dat meer dan 80% van alle contracten vroeg of laat een aanpassing ondergaat, begrijp je waarom er soms zo gestunt kan worden met leasetarieven: de kans dat het stunttarief gehandhaafd blijft, is bijzonder klein.

De meeste klanten geven ongemerkt een blanco cheque af bij de ondertekening van een leasecontract.

Margeverhoging door hercalculatie is nooit helemaal uit te sluiten, maar wel grotendeels te voorkomen en beheersbaar te maken:

Ga je een mantelovereenkomst aan, dan lees je daarin vooral wat jouw plichten zijn als klant. Logisch: het gaat om het uitlenen van kostbare objecten, dus de leasemaatschappij sluit zoveel mogelijk risico's uit. Het is echter aan te raden om ook goed vast te leggen welke rechten jij hebt, ofwel wat de plichten van de leasemaatschappij zijn. Gebruikelijk is om die vast te leggen in een Service- en Price Level Agreement: welke dienstverlening is overeengekomen, hoe komen de prijscomponenten tot stand, onder welke voorwaarden wordt er gehercalculeerd en wat en hoe rapporteert de leasemaatschappij.

Ook op operationeel vlak is het verstandig basale afspraken vast te leggen. Hoe verloopt het bestelproces? Welke gegevens bevat een wagenparkoverzicht? Wat levert de leasemaatschappij aan de salarisadministratie? Je zit enige tijd aan elkaar vast, dus spreek wederzijdse verwachtingen vooraf uit en leg ze vast: hoe concreter de afspraak, des te gesmeerder de samenwerking.

Of je de verzekering nu onderbrengt bij de leasemaatschappij of bij een eigen verzekeraar: maak ook hier afspraken over prijswijzigingen. Vaak verhoogt de verzekeraar (of de leasemaatschappij) elk jaar de premies. Kent je wagenpark een gunstig schadebeeld, dan is een afspraak over de premie-schadeverhouding zinvol, ook wel een PSV-regeling genoemd: premies mogen alleen omhoog als de schadelast meer dan een afgesproken percentage van de premie bedraagt, en gaan omlaag als de schadelast een kleiner deel vormt. Zo blijft de verhouding tussen schade en premie gezond en heb je er zelf baat bij de schadelast terug te dringen.

Let er bij externe verzekering op dat bij total loss of diefstal de boekwaarde is gedekt en niet de handelswaarde; dat voorkomt naheffingen. Vergelijk je verzekeringspremies van de leasemaatschappij met die van een eigen assuradeur, vraag dan of er een opslag op het leasetarief geldt bij externe verzekering en neem die mee in de vergelijking.

Er zijn nog meer mogelijkheden om wagenparkkosten te verlagen via de inkoopfunctie; ook op de inkoop van auto's, brandstof en hardware valt vaak veel te besparen. Een goede inventarisatie van de besparingsmogelijkheden laat verbazend hoge bedragen zien, en de tijd die je daarin investeert verdient zich vele malen terug.

Molthoff Fleetmanagement treedt bij tenders en aanbestedingen op als materiedeskundige: van tenderdocument en mandjesvergelijking tot onderhandeling en Service- en Price Level Agreements. Na de inkoop borgt Prijsborging met kwartaalcontroles dat de afgesproken tarieven en condities ook daadwerkelijk scherp blijven, juist bij hercalculaties.