10 flinke missers bij autolease-aanbestedingen

Het inkopen van autoleasecontracten kan op zichzelf al ingewikkeld zijn, maar gecombineerd met de Europese aanbestedingsregels lijkt de complexiteit exponentieel toe te nemen. Sinds 2012 begeleiden we vele opdrachtgevers bij het succesvol gunnen van nieuwe raamovereenkomsten via autolease-aanbestedingen. Vanuit die praktijk delen we tien praktische lessen, gegroepeerd rond de uitvraag en rond prijs en gunning.

1. Autospecificaties in het programma van eisen

Bij het samenstellen van de documenten ligt de focus vaak op de vraag welke auto's er straks besteld kunnen worden. Als de aanbesteding is gericht op het inkopen van leasecontracten, is die vraag nog niet relevant: vrijwel elke leasemaatschappij kan alle leverbare personen- en bedrijfsauto's inzetten via een leasecontract. Het gaat juist om de condities in dat contract. De focus hoort dus niet op voertuigspecificaties te liggen, maar op de specificaties van de complexe financiële dienstverlening die autoleasing in feite is.

2. Referenties niet verifiëren

Bij openbare en niet-openbare procedures worden vaak referenties gevraagd van opdrachtgevers met een vergelijkbaar wagenpark. In hun commerciële enthousiasme vinden inschrijvende leasemaatschappijen een referentie soms wat sneller 'vergelijkbaar' dan de opdrachtgever voor ogen had. Bel dus altijd alle referenties na. Je zou niet de eerste zijn die erachter komt dat het wagenpark van de referentie toch echt kleiner was dan opgegeven, of dat er een totaal andere dienstverlening is geleverd dan omschreven.

3. Te veel of te weinig eisen

Idealiter ontvang je circa vijf goede inschrijvingen. Eén is te weinig, twintig is te veel. Het dichtschrijven van een aanbesteding (te veel eisen stellen) is vooral risicovol bij wagenparken met beperkt volume: houd je daar in de vragenrondes aan vast, dan ontstaat een wezenlijk risico op te weinig inschrijvers of zelfs nul offertes. Is de aanvraag juist te algemeen en kan iedere leasemaatschappij eraan voldoen, wees dan bij een openbare procedure voorbereid op veel te veel inschrijvingen, die allemaal nauwkeurig beoordeeld en beargumenteerd moeten worden. Zonde van ieders tijd. Stem het eisenpakket dus nauwkeurig af op het in te kopen volume en schat vooraf in hoeveel inschrijvers je bij een bepaald pakket kunt verwachten.

4. Te korte of te lange looptijd

Een aanbestedende dienst heeft er in principe baat bij om zo min mogelijk procedures te doorlopen, dus een zo lang mogelijke raamovereenkomst; daar zijn bij autoleasing vaak ook gegronde redenen voor. Laat een lange looptijd echter nooit een excuus zijn om het serviceniveau halverwege te laten inzakken. Overweeg te starten met een acceptabele initiële looptijd van drie of vier jaar, daarna jaarlijks te verlengen afhankelijk van de tevredenheid van de opdrachtgever. Een kortere initiële looptijd kan ook, maar dan loop je kans op te weinig inschrijvers: de uitgebreide inschrijvingsprocedure weegt voor leasemaatschappijen niet op tegen een looptijd van één of twee jaar.

5. Onverbiddelijk vasthouden aan inkoopvoorwaarden

Iedere aanbestedende dienst hanteert eigen inkoopvoorwaarden of algemene voorwaarden zoals ARVODI of AWVODI. Die zijn vrijwel zonder uitzondering in algemene termen opgesteld voor het inkopen van allerlei diensten. Potentiële inschrijvers kunnen worden afgeschrikt door de hoeveelheid voorwaarden en de bijbehorende risico's; soms is dat zelfs reden om de aanbesteding op voorhand terzijde te leggen. Veel voorwaarden zijn simpelweg niet toepasbaar op autoleasing (denk aan retourrecht of verpakkingsplicht). Ga daarom kritisch door je eigen voorwaarden heen en geef vooraf aan welke artikelen voor deze aanbesteding buiten werking worden gesteld. Dat scheelt veel vragen in de vragenrondes en voorkomt dat leasemaatschappijen voortijdig afhaken.

6. Indexatie toestaan

Diezelfde algemene inkoopvoorwaarden staan soms toe dat prijzen jaarlijks worden geïndexeerd. Dat is ongebruikelijk in autoleasing: leasetarieven zijn opgebouwd uit vele componenten en voor elk daarvan wil je in het programma van eisen vastleggen in welke mate ze mogen veranderen. Een algehele prijsindexatie van leasetarieven hoort niet thuis in autoleasing; schrap die bepaling vooraf uit je inkoopvoorwaarden.

7. Geen prijsdruk inbouwen

Leasetarieven zijn dagprijzen: ze wijzigen vrijwel continu onder invloed van leveringsprogramma's, catalogusprijzen, rentestanden, schadecijfers, belastingen, de tweedehandsmarkt, overheidsmaatregelen en de commerciële gretigheid van leasemaatschappijen. Het tarief waarmee wordt ingeschreven is dus niet meer dan dat: een dagprijs. Voorkom dat er eenmalig scherp wordt ingeschreven en er daarna geen enkele druk meer op de tarieven staat. Daarvoor bestaan twee geëigende middelen: meerdere leasemaatschappijen contracteren die per bestelling met elkaar worden vergeleken (minicompetitie), of prijsborging toepassen, een dienst die onafhankelijke partijen aanbieden voor klanten die met één leasemaatschappij willen werken.

8. Gunnen op prijs alleen

De motivatie om eenmalig scherp in te schrijven wordt versterkt als bij de gunning alleen naar prijs wordt gekeken. Operationele autoleasing kent zowel een financiële component als een servicecomponent, en niet alle leasemaatschappijen leveren dezelfde diensten. Hecht naast de prijs dus waarde aan zaken als goede applicaties, ondersteuning van de wagenparkbeheerder en dienstverlening aan berijders.

9. De kortingen laten meewegen in de gunning

Als de leasemaatschappij de leverende dealer mag bepalen, kunnen er verschillen ontstaan in de centrale inkoopkorting tussen inschrijvers. Hoewel dat voordelig kan zijn, is het gevaarlijk om die korting een te belangrijke rol te geven in de gunning: ook centrale inkoopkortingen zijn momentopnames die per merk en periode sterk fluctueren. Hanteer in het prijzenblad standaardkortingen voor de auto's waarmee je de leasetarieven beoordeelt, beoordeel de centrale inkoopkortingen los van de leasetarieven en geef ze een relatief lichte weging.

10. Btw vergeten

Veel aanbestedende diensten kunnen btw niet of niet volledig verrekenen. Het is daarom van belang te weten of bepaalde componenten uit het leasetarief zonder belasting gefactureerd kunnen worden. Denk aan btw, maar ook aan assurantiebelasting: leasemaatschappijen gaan verschillend om met het al dan niet belastingvrij doorfactureren van bpm-afschrijving, houderschapsbelasting en verzekeringspremies, afhankelijk van hun automatisering en de manier waarop verzekeringen worden ingekocht. Houd hier rekening mee bij het prijzenblad. Zo voorkom je een contract met een leasemaatschappij die op papier het beste tarief biedt, maar op de factuur duurder uitpakt.

Molthoff Fleetmanagement treedt op als materiedeskundige bij Europese aanbestedingen voor autoleasing en wagenparkbeheer, van strategie tot gunning. Naast advies op maat omvat de begeleiding onder meer: