Parkinson & autoleasing

De trivialiteitswet van Parkinson is bij uitstek toepasbaar op wagenparkbeheer en autoleasing. Cyril Northcote Parkinson (1909–1993) stelde in 1957 dat de hoeveelheid tijd die aan een onderwerp wordt besteed, omgekeerd evenredig is met de hoeveelheid geld die ermee gemoeid is. Deze wijsheid werd later bekend als de trivialiteitswet van Parkinson.

Kort gezegd: mensen maken zich druk over kleine zaken, terwijl beslissingen over grote, complexe zaken snel en gemakzuchtig worden genomen. Vergelijk het met de financiën thuis: misschien zoek je uit welke supermarkt deze week het wasmiddel in de aanbieding heeft, maar teken je volgende week een hypotheekofferte zonder alle kleine lettertjes te lezen.

Parkinson verklaarde het gedrag vanuit de grote complexiteit en de aanname dat de ander (de hypotheekaanbieder) het wel zal weten. Herkenbaar? Als de trivialiteitswet ergens op van toepassing is, is het op autoleasing en wagenparkbeheer.

Autoleasing is de meest complexe commodity die er in het bedrijfsleven bestaat. Het lijkt simpel aan de buitenkant, maar is stiekem behoorlijk ingewikkeld.

Die complexiteit wordt door klanten genegeerd, omdat de ander (de leasemaatschappij) het wel zal weten. Fleetowners maken zich druk om een procent extra dealerkorting, de rechtervoet van de bestuurder of een grijpstuiver korting op de brandstof, al dan niet aangespoord door de leasemaatschappij die niet moe wordt erop te wijzen dat er veel geld te halen valt bij dealers en berijders. De mantelovereenkomst daarentegen wordt met een zwierige pennenstreek getekend om daarna de bureaulade nooit meer te verlaten. Vaak geen ramp, want de inhoud van dat document geeft weinig houvast bij het bedwingen van de kosten.

Bij het inkopen van een mantelovereenkomst kijkt de klant vaak naar het tarief van een aantal fictieve leasecalculaties. Die tarieven blijken zeer vluchtig: ze veranderen direct na het inkoopmoment door wijzigingen in catalogusprijzen, rente en courantheid. Bovendien wordt er in de praktijk vaak net een andere auto besteld dan tijdens de tender is opgevraagd. Ergo: alle ruimte voor de leverancier om het tariefniveau langzaam te laten stijgen, op een manier die voor de gemiddelde klant niet of nauwelijks te meten is.

En dan zijn we er nog niet, want het contract is afgesloten op een bepaalde looptijd-kilometragecombinatie, en de kans dat de auto precies dat jaarkilometrage volgt is nihil. Bij een relatief kleine procentuele afwijking mag de leasemaatschappij het tarief wijzigen, en dat gewijzigde tarief is normaal gesproken niet tot op de euro nauwkeurig te volgen. Meestal ook niet op een tientje, of twee. Uiteindelijk volgt een eindafrekening waar regelmatig verrassingen om de hoek komen: inleverschades, meer- en minderkilometertarieven die mijlenver uit elkaar liggen, of met terugwerkende kracht een gewijzigd leasetarief als het kilometrage alsnog blijkt af te wijken.

Inmiddels zijn er tal van leaseproducten die deze transparantie moeten verbeteren. Een van de bekendste is de calculatiematrix, die vóór het afsluiten van het leasecontract inzicht geeft in alle mogelijke leasetarieven bij verschillende looptijden en jaarkilometrages. Geen discussie meer achteraf over aanpassing van de leaseprijs, zou je denken.

Wie deze producten onder de loep neemt, vindt echter het nodige kaf tussen het koren. Een aantal leasemaatschappijen (zelfs een meerderheid) stopt de tariefsverhoging bij hercalculatie doodleuk vóóraf in de calculatiematrix. Het tarief bij inzet is wederom scherp, maar bij gewijzigde kilometrages wordt er net zo hard marge ingebouwd als voorheen. Zet je de matrixtarieven van verschillende aanbieders naast elkaar, dan wijken ze bij grote kilometerafwijkingen stevig af van het oorspronkelijke offertetarief.

Aanbestedingen en tenders worden 'gekocht' met onrealistisch lage leasetarieven en torenhoge bonussen, waarna de winst in de loop van de samenwerking alsnog wordt zekergesteld via moeilijk traceerbare en soms zelfs oneigenlijke calculatiemethoden. De mate waarin dit gebeurt verschilt sterk per aanbieder. Het verdienmodel aan de aanbodkant maakt het voor de vraagzijde noodzakelijk om zowel aan de voorkant (de inkoopfase) als aan de achterkant (de contractmanagementfase) zoveel mogelijk speelruimte weg te nemen en bovenop de tariefontwikkeling te zitten.

Bij het aangaan van een nieuwe mantelovereenkomst is het van primair belang deze praktijken zoveel mogelijk uit te sluiten en een stabiele, transparante samenwerking met de leasemaatschappij op te bouwen. Dat vraagt ook een aanpassing bij de klant. Leg tijdens het inkoopproces de nadruk minder op theoretische tarieven en vage bonussen en meer op de bestendigheid van het tarief.

Realiseer je daarnaast dat er voorheen wellicht onder kostprijs werd aangeboden. Dat kan natuurlijk niet: een leasemaatschappij moet gewoon een fatsoenlijke marge maken, en niemand wil een leverancier die geld tekortkomt. Bij een nieuwe, transparante mantelovereenkomst kan het leasetarief dus optisch hoger liggen dan het oude offertetarief. Maar dan weet je wél zeker dat dit tarief ook daadwerkelijk het tarief is.

Vaak loont het om contracten opnieuw in te kopen, maar een wagenpark in de markt zetten is geen kinderspel: autoleasing lijkt plat en eenvoudig, maar is complexe financiële dienstverlening. Tijdens de inkoopfase is professionele aandacht voor alle valkuilen dus essentieel. Molthoff Fleetmanagement begeleidt tenderprocedures en zet daarbij kennis uit Scans en Cost Recovery-projecten in om de risico's tot een minimum te beperken. We kijken niet alleen naar de kortingen, maar vooral naar het waarborgen van het afgesproken prijs- en serviceniveau, zodat de hoge korting ook hoog blíjft. Je kunt een beroep op ons doen voor onder meer: