We komen het nog veel tegen, wagenparkbeheerders die druk zijn met allerlei operationele taken. Met de poten in de modder noemen ze dat. Tankpassen beheren, dealeroffertes doorsturen naar de leasemaatschappij en groene kaarten aanvragen. Je kunt er erg druk mee zijn. En dan hebben we het nog niet over salarisinhoudingen, innemen van auto’s en herinzetten van poolauto’s. Is dat allemaal verkeerd? Nee, natuurlijk niet. Iemand moet het doen. Het is alleen de vraag of de fleetmanager het moet doen.
De naam zegt het al, fleetmanager. Hij of zij moet er vooral voor zorgen dat het proces goed loopt. Bij 10 auto’s is dat geen probleem. Wagenparkbeheer is dan een bijzaak, vaak neergelegd bij de administratie of personeelszaken. Bij 1.000 auto’s moet het echt goed geregeld zijn, anders loopt het onherroepelijk in de soep. Wagenparkbeheer is dan een dagtaak van 1 of meerdere mensen. Tussen die 2 uitersten vallen heel wat wagenparken in Nederland. De kwaliteit van het wagenparkbeheer verschilt sterk van bedrijf tot bedrijf. Die grote verschillen worden deels veroorzaakt door de verscheidenheid aan afdelingen waar het wagenparkbeheer is neergelegd. De één legt het neer bij Personeelszaken, de ander bij Financiën. Steeds vaker zien we het opduiken bij Facilitaire Zaken. En een enkele keer blijft het bij Inkoop kleven, die er na een aanbesteding blijkbaar geen afscheid van kon nemen. Hoe het ook zij: wagenparkbeheer heeft met al deze afdelingen te maken, het is een discipline met vele facetten. Zoals techniek, fiscaliteit, arbeidsvoorwaarden, financiën, inkoop, logistiek etc. Het lijkt een simpel vak, maar is stiekem toch complex.
Veel wagenparkbeheerders vinden het lastig om boven die complexiteit uit te stijgen, en blijven kleven aan de operatie. Ze zijn te herkennen aan kentekenbewijzen in de bureaula, een sleutelkastje aan de wand en een stapel verse tankpassen binnen handbereik. Rommelig, maar veilig. Zonder hem stagneert het proces vrijwel direct. En de dagelijkse stress en rompslomp wordt vaak gecompenseerd door evenementen van dealers, auto-importeurs en leasemaatschappijen. Begrijpelijk, iedere functie heeft zo z’n leuke en minder leuke kanten. Maar verstandig is het niet, want ongezien loopt er geld weg, als schelpenzand tussen de vingers.
