Alles wat u moet weten over de Rapportageverplichting Werkgebonden Personenmobiliteit

Per 2024 worden bedrijven met meer dan 100 werknemers verplicht om over de CO2-uitstoot van de medewerkers te rapporteren. Dit is de Rapportageverplichting Werkgebonden Personenmobiliteit. In dit artikel leggen we uit wat er moet gebeuren, waarom dat moet gebeuren en hoe u dat kunt doen.

Wat houdt de Rapportageverplichting Werkgebonden Personenmobiliteit precies in?

Vanaf 100 werknemers is het per 1 juli 2024 verplicht om de CO2-uitstoot van de medewerkers te rapporteren. Het gaat hierbij over alle zakelijke kilometers die de medewerkers maken in het verkeer, ongeacht of het over een zakelijk of privévoertuig gaat. Van iedere rit moet het soort rit, het aantal kilometers, het vervoersmiddel en het brandstofsoort (indien van toepassing) worden vastgelegd. Bedrijven met minder dan 100 werknemers mogen vrijwillig rapporteren.

Ieder jaar dienen werkgevers de gegevens aan te leveren over al het zakelijke verkeer. Dit geldt voor werknemers die meer dan 20 uur per week werken, exclusief externe krachten zoals inhuur, gedetacheerden en vrijwilligers. 1 januari van ieder opvolgend jaar geldt hierbij als peildatum.

Waarom moeten organisaties rapporteren?

1. Klimaatdoelstellingen: Als onderdeel van het Akkoord van Parijs zet Nederland zich in om de CO2-uitstoot te verminderen. Door alle zakelijke ritten in deze rapportage op te nemen, worden bedrijven actieve deelnemers in deze wereldwijde inspanning.

2. Bewustwording: Bewustwording is de eerste stap naar verandering. Bedrijven worden door deze verplichting bewust gemaakt van de milieu-impact van al het zakelijke verkeer. Dit leidt tot een grotere focus op duurzame alternatieven.

3. Stimuleren van Duurzaam Vervoer: De verzamelde CO2-gegevens bieden inzicht in vervoersgewoonten en stimuleren bedrijven om duurzame vervoerswijzen te promoten, zoals elektrische voertuigen, fietsen en carpoolen.

Het uiteindelijke doel is duidelijk: 1 megaton CO2-winst in 2030. Als bedrijven op schema liggen, blijft rapporteren de enige eis. Zo niet, dan wordt verwacht dat ze vanaf 2025 slimmer en duurzamer gaan reizen.

Hoe complex is dit?

Deze nieuwe rapportageverplichting is niet te onderschatten, het rapportageproces is tijdrovend en vergt nauwkeurigheid. Meer dan 8.000 bedrijven en maar liefst 60% van de beroepsbevolking in Nederland zullen te maken krijgen met deze rapportageplicht.

 

Deze verplichting legt een extra laag administratieve last op bedrijven, die nu naast de drukke dagelijkse werkzaamheden ook de mobiliteitsgegevens moeten bijhouden.

En hoe zit het dan met de privacy?

Een aspect dat niet over het hoofd gezien mag worden, is de privacy van werknemers. Werkgevers kunnen alleen totaalcijfers voor de gehele organisatie rapporteren om privacy te waarborgen. Het is een delicate balans tussen informatie verzamelen en individuele privacy respecteren.

Wanneer moeten we hiermee aan de slag?

Het rapport dient uiterlijk in Q2 2025 ingeleverd te zijn. Maar let op: op 30 juni 2025 weet u, zonder registratie, niet meer welke kilometers er in 2024 zijn gemaakt. Om foutloos te registreren is het noodzakelijk om in het tweede kwartaal van 2024 al te beginnen met het testen van de door u gekozen registratie methode.

Welke registratiemogelijkheden zijn er dan?

Er zijn drie manieren om de ritten te registreren om deze vervolgens te kunnen rapporteren:

1. Via een Enquête: De eerste optie is om de informatie via een Enquête te verkrijgen. Ons advies is om e-mailuitnodigingen naar specifieke medewerkers te sturen. Het is normaal dat niet alle medewerkers de enquête invullen, maar het is essentieel om voldoende representatieve reacties te ontvangen.

Het berekenen van de benodigde respons kan worden uitgevoerd met een steekproefcalculator, waarbij een betrouwbaarheidsmarge van 95% en een foutenmarge van 2% worden gehanteerd.

2. Via een Registratiesysteem: De tweede optie is om informatie via een registratiesysteem te verkrijgen. Dit kan bijvoorbeeld door een platform van mobiliteitskaarten die al gebruikt wordt of doormiddel van declaraties van alle gemaakte zakelijke reizen. Houd er rekening mee dat u de gegevens van een platform niet altijd kunt gebruiken. Als niet alle medewerkers het platform gebruiken of als een te beperkte groep het platform gebruikt dan is het niet toegestaan om deze gegevens te gebruiken omdat deze gegevens geen goede vertegenwoordiging geven van uw organisatie.

Wanneer uw medewerkers de kosten voor woon-werkmobiliteit declareren dan kunnen deze gegevens gebruikt worden voor de rapportageverplichting, zolang het maar mogelijk is om de gegevens naar een jaartotaal te genereren. Bij declaraties is het belangrijk om te letten op ontbrekende informatie over het voertuigtype en brandstof, alsook op duidelijke aanduidingen van woon-werkmobiliteit ten opzichte van zakelijke ritten. Als deze niet apart vermeld staan op een declaratieformulier, dient het formulier aangepast te worden.

3. Via een Mobiele applicatie: De derde optie is om de ritten bij te houden door middel van een mobiele applicatie. Deze optie centraliseert alle ritten op één plek. Dit maakt het inzicht en overzicht van de gegevens eenvoudiger. Daarnaast is het ook mogelijk om gerichter en beter te sturen op het reduceren van de CO2-uitstoot omdat u met een mobiele applicatie een beter inzicht krijgt van de ritten en het aantal kilometers dat (per rit of dag) wordt gereden.

Een mobiele applicatie hoeft niet duur te zijn. Er zijn veel verschillende soorten applicaties op de markt. De een registreert enkel het begin- en eindpunt en zoekt hier zelf de snelste route bij terwijl de ander de rit nauwlettend registreert en hier zelfs een reële CO2-uitstoot aan koppelt.

Als laatste is het belangrijk om te melden dat de overheid het combineren van verschillende bronnen afraadt omdat dit kan leiden tot dubbeltellingen of grote gaten. Dat laatste moet vervolgens met een enquête alsnog gedicht worden.

Zijn er ook kansen voor ons?

Allereerst is de CO2-reductie belangrijk voor de CO2-prestatieladder: bij een lagere uitstoot maakt u meer kans op overheidsopdrachten waar de CO2-prestatieladder wordt gehanteerd.

 

Daarnaast biedt het nauwkeurig bijhouden van CO2-uitstoot kansen om processen (zoals uw declaratieproces) te automatiseren, te optimaliseren en te vereenvoudigen. Dit vertaalt zich in tijdbesparingen en kostenverminderingen.

Tot slot geeft de CO2-rapportage u concreet inzicht in de werkelijke uitstoot van uw zakelijke mobiliteit. Dit biedt een uitstekend startpunt om de uitstoot in de komende jaren geleidelijk en aantoonbaar te verlagen.

En nu?

Het is belangrijk om tijdig te starten met de voorbereidingen gezien de registratie per 1 juli 2024 zonder problemen operationeel moet zijn. Neem contact met ons op en we gaan samen op zoek naar de juiste oplossing voor u.

 

Molthoff Fleetmanagement is een onafhankelijk adviesbureau op het gebied van mobiliteit, wagenparkbeheer en autoleasing. Met betrekking tot de CO2-registratie kunnen we u onder andere helpen met de volgende diensten:

  • Adviseren over de meest geschikte registratie-apps,
  • Implementeren van een passende registratiemethode,
  • Adviseren over de verlaging van CO2-uitstoot,
  • Verzorgen van de jaarrapportage,
  • Uitvoeren van de enquêtes,
  • Motiveren van medewerkers om duurzamer te reizen

Bekijk hier de meest actuele informatie via Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO)

Heeft u nog vragen?

Wij nemen graag contact met u op.

Lees meer van Molthoff Fleetmanagement:

Hoe implementeer je een elektrisch wagenparkbeleid?

De toekomst: Op naar een elektrisch wagenparkbeleid Om klimaatverandering tegen te gaan, moeten we de wereldwijde uitstoot van broeikasgassen halveren tegen 2030. Bedrijven nemen verantwoordelijkheid tegenover klanten, consumenten, aandeelhouders en regelgevende instanties met een duidelijke strategie om de gezondheid en levenskwaliteit te verbeteren.Als onderdeel van het streven naar duurzaamheid neemt

Lees verder »

Hoe zet je je Fleet Management internationaal op?

Fleet management internationaal opzetten is niet langer optioneel Download volledige whitepaper In de snel globaliserende wereld van vandaag is het vermogen om fleet management internationaal op te schalen niet langer een luxe, maar een noodzaak voor bedrijven om te gedijen en te overleven. Internationaal wagenparkbeheer speelt in deze context een

Lees verder »

Waar moet je rekening mee houden bij het inkopen van een elektrisch wagenpark?

Steeds meer organisaties elektrificeren hun wagenpark in een streven naar duurzaamheid. Het veranderende mobiliteitslandschap, het groeiende aantal leveranciers en ook de steeds bredere voertuigkeuze brengt echter nieuwe uitdagingen en valkuilen met zich mee. Wat zijn de gevolgen voor uw inkoopstrategie? Hoe kunt u de risico’s tijdens het selectieproces voor leveranciers

Lees verder »

10 Flinke Missers bij Autolease Aanbestedingen

Het inkopen van autoleasecontracten kan op zichzelf al ingewikkeld zijn, maar als het gecombineerd moet worden met de Europese Aanbestedingsregels dan lijkt de complexiteit exponentieel toe te nemen. Wij begeleidden sinds 2012 al vele opdrachtgevers met het succesvol gunnen van nieuwe Raamovereenkomsten via Autolease aanbestedingen. Vanuit die praktijk delen we

Lees verder »

Parkinson & Autoleasing

Cyril Northcote Parkinson (1909 – 1993) stelde in 1957 dat de hoeveelheid tijd die wordt besteed aan een onderwerp, omgekeerd evenredig is met de hoeveelheid geld die ermee gemoeid is. Deze wijsheid werd later bekend onder de naam ‘De trivialiteitswet van Parkinson’. Deze wet is bij uitstek toepasbaar binnen het

Lees verder »

Wagenparkbeheer: De duivel zit in de details

In onze adviespraktijk helpen wij klanten om overzicht te krijgen over het wagenparkbeheer proces de wagenparkkosten. Dat betekent dat onze benadering vaak op een wat hoger abstractieniveau ligt dan losse lease offertes of een setje winterbanden. Met grote graagte praten we dan over risicobeleid, tactisch beheer, rapportagelijnen et cetera. Mooi

Lees verder »

Van Flutmanagement naar Fleetmanagement

We komen het nog veel tegen, wagenparkbeheerders die druk zijn met allerlei operationele taken van het wagenparkbeheer. Met de poten in de modder noemen ze dat. Tankpassen beheren, dealeroffertes doorsturen naar de leasemaatschappij en groene kaarten aanvragen. Je kunt er erg druk mee zijn. En dan hebben we het nog

Lees verder »

Autoleasecontracten inkopen: let op je tellen

Het inkopen van autoleasecontracten lijkt eenvoudig. Vergelijk wat leasetarieven, pik de goedkoopste eruit en teken de overeenkomst. Hoe eenvoudig kan het zijn? Niet zó eenvoudig in ieder geval, er zitten wat addertjes onder het gras en soms moet u zelfs opletten niet in een slangenkuil terecht te komen. Voordat we

Lees verder »

Besparen op het wagenpark, maar hoe dan?

In deze tijden grijpt het besparingsspook wild om zich heen. Grote en kleine kostenposten worden onder de loep genomen en zoveel mogelijk uitgebeend. Hoogst waarschijnlijk kan jij ook besparen op het wagenpark, maar men komt meestal niet verder dan het oprekken van de leasecontracten en wat extra korting bij de dealer. Jammer,

Lees verder »
Scroll naar boven