In deze tijden grijpt het besparingsspook wild om zich heen. Grote en kleine kostenposten worden onder de loep genomen en zoveel mogelijk uitgebeend. Hoogst waarschijnlijk kan jij ook besparen op het wagenpark, maar men komt meestal niet verder dan het oprekken van de leasecontracten en wat extra korting bij de dealer. Jammer, want het wagenpark is vaak één van de grootste kostenposten binnen een organisatie, na personeelskosten en huisvesting.
De grote vraag is hoe je structureel kunt bezuinigen op het wagenpark, zonder het halve personeelsbestand z’n auto af te pakken. Of zonder iedereen in een Fiat 500 te zetten. Veel werkgevers zijn (terecht) zeer terughoudend met draconische maatregelen. Ze richten op lange termijn veel meer schade aan dan dat ze op korte termijn opleveren. Toch blijft de generieke wens bestaan om de autokosten structureel te verlagen.
In de praktijk zien we dat veel organisaties zich concentreren op de inkoop. De leasemaatschappij wordt onder druk gezet om het leasetarief te verlagen, een paar centen korting op de brandstof en auto’s worden centraal ingekocht tegen een lagere prijs. En daarmee denkt men de autokosten maximaal te hebben gereduceerd. Een misvatting die we vaak tegenkomen in onze adviespraktijk.
Bij het serieus en structureel aanpakken van autokosten is het belangrijk om 2 fasen te onderscheiden, welke beiden noodzakelijk voor een maximaal resultaat.
Tijdens de eerste fase komen de fundamenten van de autokosten aan bod, zoals de inkooppositie, de inzetcondities van auto’s en het gehanteerde autobeleid.
De tweede fase bestaat uit beheer en sturing en gaat van start op het moment dat er gewerkt gaat worden met de nieuwe setup uit fase 1. Dit is een continue fase en is noodzakelijk om te voorkomen dat de autokosten weer ongezien gaan stijgen na een succesvol doorlopen fase 1. Daarmee verdwijnt tevens de noodzaak om na 4 á 5 jaar weer een volledige ‘clean-up’ te doorlopen.
Het mooie, en tegelijkertijd verraderlijke, van autokosten is dat ze door meer dan honderd verschillende factoren beïnvloed worden. Die factoren zijn dan ook nog eens links- of rechtsom aan elkaar gelieerd, zodat ingrijpen op een specifieke autokostenpost vaak leidt tot onvermoede bij-effecten, zowel in positieve als negatieve zin.
Een goede clean-up is dan ook vooral een volledige clean-up. Door stelselmatig en gelijktijdig door alle kostenbeïnvloeders heen te lopen ontstaat er een integraal beeld van besparingsmogelijkheden binnen het wagenpark. De kostenbeïnvoeders zijn onder te verdelen in 5 aandachtsgebieden. In onderstaande alinea’s zijn per aandachtsgebied ook de veelvoorkomende verbeterpunten genoemd:
Beleid
Een open deur, maar toch vermeld. Uw auto- (of breder: uw mobiliteits-) beleid, bepaalt welke mensen in welke auto’s rijden. Dat kunnen leaseauto’s zijn, maar ook eigen auto’s op basis van kilometerdeclaratie. Meestal is de auto- of mobilieteitsregeling de juiste plek om het beleid in vast te leggen. Ieder wagenpark zou met een beleid moeten beginnen, maar dat gebeurt nooit. Een wagenpark begint gewoon met een paar auto’s, en het beleid wordt daar later aangeplakt. Het is gezond om dat jaarlijks te evalueren en te verbeteren.
Veel voorkomende verbeterpunten:
Inkoop
Bij het inkopen van leasecontracten zijn de voorwaarden en tarieven van de leasemaatschappij van belang, maar ook het aantal leasemaatschappijen dat u contracteert. Het selecteren van twee leasemaatschappijen heeft als groot voordeel dat zij er belang bij hebben om voor elke nieuwe auto scherp te calculeren. Daarnaast maakt u maximaal gebruik van het prijsverschil tussen de maatschappijen onderling.
Kijk kritisch naar:
Inzet
Het inzetten van auto’s lijkt vanzelf te gaan na het aangaan van een nieuwe mantelovereenkomst. De contractvariabelen waaronder de auto’s worden ingezet bepalen echter voor een groot deel het kostenniveau.
Let vooral op:
Beheer
De kosten van het beheer zijn vaak verborgen. Ze maken integraal deel uit van het leasetarief en binnen de klantorganisatie is wagenparkbeheer vaak een nevenfunctie. “Die uren betalen we toch al”, is dan de gedachte. Toch zijn er vaak interessante indirecte besparingen te behalen door het beheer onder de loep te nemen.
Wees scherp op:
Gebruik
De bestuurder is de laatste, maar zeker niet de minst bepalende factor in de autokosten. Allereerst via de brandstofkosten, maar hij of zij bepaalt ook in grote mate de hoogte van de reparatie- en onderhoudskosten, bandenslijtage en schadekosten. In een leasetarief worden deze weliswaar afgedekt door de leasemaatschappij, maar structurele kostenafwijkingen kunnen wel eens worden aangegrepen om het leasetarief voor de huidige (of volgende auto) hoger in te schalen.
Bekende verliesposten:
Door systematisch en gelijktijdig naar al deze gebieden (beleid, inkoop, inzet, beheer en gebruik) te kijken legt u de basis voor een maximaal besparingsresultaat. Deze zaken lijken los van elkaar te staan, maar zijn wel degelijk van elkaar afhankelijk. U kunt uw berijders bijvoorbeeld keurig opvoeden om zo min mogelijk schades te maken, maar als de verlaagde schadelast vervolgens in de zakken van de leasemaatschappij verdwijnt, heeft u daar uiteindelijk bitter weinig aan gehad. Ander voorbeeld: U kunt de leasecontracten buitengewoon scherp inkopen, maar als de auto vervolgens op een te korte looptijd en ook nog een verkeerde brandstof wordt ingezet dan loopt het geld alsnog de verkeerde kant op.
Zijn de verbeterpunten eenmaal in kaart gebracht dan volgt de daadwerkelijke clean-up. Deze bestaat meestal uit het vastleggen van aangepast beleid en achtereenvolgens uitgevoerde aanbesteding, procesrevisie en implementatie. Het verbeteren van de inkoopvoorwaarden is soms ook mogelijk door een ‘goed gesprek’ te voeren met de bestaande leasemaatschappij, maar in 95% van de gevallen blijkt de druk van een aanbesteding nodig om echt te komen tot een marktconforme tarieven en voorwaarden.
Niet zelden doorloopt men succesvol een clean-up (inclusief aanbesteding en nieuwe autoregeling), om vervolgens het hele wagenparkproces als een plumpudding in elkaar te laten zakken. De klus is geklaard, de focus is weg en alle geldvreters steken weer de kop op. Bij tijd en wijle geïnitieerd door de leasemaatschappij, die handig gebruik maakt van de onwetendheid bij zijn klant. Op papier zijn de besparingsdoelstellingen gehaald, maar in de praktijk komt er niets van terecht.
Let wel: een leasemaatschappij kan enorme toegevoegde waarde hebben voor haar klanten. Met name op operationeel vlak is een leasemaatschappij in staat om veel efficiënter, goedkoper en sneller te werken dan de klant ooit zelf zal kunnen. Bijvoorbeeld door de geautomatiseerde goedkeuring, verwerking en screening van onderhoudsfacturen. Of de geprofessionaliseerde verkoop van tweedehands auto’s, die soms wel via zes verschillende kanalen hun weg vinden naar de volgende eigenaar. Geen denken aan dat een klant dat beter en goedkoper kan dan de leasemaatschappij. Het is echter wel de kunst om zoveel mogelijk van dat voordeel daadwerkelijk terug te krijgen van de leasemaatschappij, zodat het wagenpark ook feitelijk goedkoper blijft dan wanneer u het allemaal zelf zou doen. In dat verband is het goed om voor ogen te houden dat een leasemaatschappij in wezen een kruising is tussen een bank, een verzekeraar en een autohandelaar. Het is zinvol om daar een adequate controle op los te laten.
De Keep-Clean fase is dan ook niets anders dan zorgen voor goed wagenparkbeheer, dat het liefst zo ver mogelijk wegblijft van tankpassen, groene kaarten en bekeuringen. In plaats daarvan houdt een goede wagenparkbeheerder zicht op juistheid van tarieven en factuurposten, signaleert en analyseert kostenafwijkingen en rapporteert deze aan zijn opdrachtgever. Deze kan dan tijdig ingrijpen in bijvoorbeeld het proces, het gedrag van de leasemaatschappij en het gedrag van de bestuurders. Dit ‘tactisch wagenparkbeheer’ beslaat vier disciplines:
Een goed beheerder houdt dan ook nog bij wat hij met zijn acties en correcties bespaart voor zijn werkgever. Zodat hij gemakkelijk de toegevoegde waarde kan aantonen van zijn inspanningen. Hij zet zichzelf ook minimaal eenmaal per jaar op de agenda bij zijn directie. Zodat deze waar nodig de fundamenten van het wagenpark (autoregeling, contract en taakverdeling) kan aanpassen.
Het goed en volledig doorlopen van de eerste (Clean Up) fase leidt gemiddeld tot een structurele kostenbesparing van 5% tot 10% van de Total Cost of Ownership. Een enkele keer zijn besparingen mogelijk van meer dan 20%, dan is er nooit naar omgekeken of maakt men gebruik van (te) oude contracten.
Een goed ingerichte ‘keep-clean’ functie (tweede fase) leidt tot een voorkomen kostenstijging van 1% tot 2% per jaar. Die komt dus bovenop de besparing in fase 1.
Gemiddeld is met het hanteren van een integrale aanpak dus een structurele besparing te realiseren van 7% tot 12% per jaar. Bij een wagenpark van 100 auto’s is dat al gauw € 70.000 tot € 120.000,- per jaar. Slechts weinigen kunnen het zich tegenwoordig veroorloven om dat links te laten liggen.
Per 2024 worden bedrijven met meer dan 100 werknemers verplicht om over de CO2-uitstoot van de medewerkers te rapporteren. Dit is de Rapportageverplichting Werkgebonden Personenmobiliteit. In dit artikel leggen we uit wat er moet gebeuren, waarom dat moet gebeuren en hoe u dat kunt doen. Wat houdt de Rapportageverplichting Werkgebonden
Steeds meer organisaties elektrificeren hun wagenpark in een streven naar duurzaamheid. Het veranderende mobiliteitslandschap, het groeiende aantal leveranciers en ook de steeds bredere voertuigkeuze brengt echter nieuwe uitdagingen en valkuilen met zich mee. Wat zijn de gevolgen voor uw inkoopstrategie? Hoe kunt u de risico’s tijdens het selectieproces voor leveranciers
Het inkopen van autoleasecontracten kan op zichzelf al ingewikkeld zijn, maar als het gecombineerd moet worden met de Europese Aanbestedingsregels dan lijkt de complexiteit exponentieel toe te nemen. Wij begeleidden sinds 2012 al vele opdrachtgevers met het succesvol gunnen van nieuwe Raamovereenkomsten via Autolease aanbestedingen. Vanuit die praktijk delen we
Cyril Northcote Parkinson (1909 – 1993) stelde in 1957 dat de hoeveelheid tijd die wordt besteed aan een onderwerp, omgekeerd evenredig is met de hoeveelheid geld die ermee gemoeid is. Deze wijsheid werd later bekend onder de naam ‘De trivialiteitswet van Parkinson’. Deze wet is bij uitstek toepasbaar binnen het
In onze adviespraktijk helpen wij klanten om overzicht te krijgen over het wagenparkbeheer proces de wagenparkkosten. Dat betekent dat onze benadering vaak op een wat hoger abstractieniveau ligt dan losse lease offertes of een setje winterbanden. Met grote graagte praten we dan over risicobeleid, tactisch beheer, rapportagelijnen et cetera. Mooi
We komen het nog veel tegen, wagenparkbeheerders die druk zijn met allerlei operationele taken van het wagenparkbeheer. Met de poten in de modder noemen ze dat. Tankpassen beheren, dealeroffertes doorsturen naar de leasemaatschappij en groene kaarten aanvragen. Je kunt er erg druk mee zijn. En dan hebben we het nog
Het inkopen van autoleasecontracten lijkt eenvoudig. Vergelijk wat leasetarieven, pik de goedkoopste eruit en teken de overeenkomst. Hoe eenvoudig kan het zijn? Niet zó eenvoudig in ieder geval, er zitten wat addertjes onder het gras en soms moet u zelfs opletten niet in een slangenkuil terecht te komen. Voordat we
In deze tijden grijpt het besparingsspook wild om zich heen. Grote en kleine kostenposten worden onder de loep genomen en zoveel mogelijk uitgebeend. Hoogst waarschijnlijk kan jij ook besparen op het wagenpark, maar men komt meestal niet verder dan het oprekken van de leasecontracten en wat extra korting bij de dealer. Jammer,
