Van Flutmanagement naar Fleetmanagement

We komen het nog veel tegen, wagenparkbeheerders die druk zijn met allerlei operationele taken van het wagenparkbeheer. Met de poten in de modder noemen ze dat. Tankpassen beheren, dealeroffertes doorsturen naar de leasemaatschappij en groene kaarten aanvragen. Je kunt er erg druk mee zijn. En dan hebben we het nog niet over salarisinhoudingen, innemen van auto’s en herinzetten van poolauto’s. Is dat allemaal verkeerd? Nee, natuurlijk niet. Iemand moet het doen. Het is alleen de vraag of de fleetmanager het moet doen.

De naam zegt het al fleetmanager. Hij of zij moet er vooral voor zorgen dat het proces goed loopt. Bij 10 auto’s is dat geen probleem. Wagenparkbeheer is dan een bijzaak, vaak neergelegd bij de administratie of personeelszaken. Bij 1.000 auto’s moet het echt goed  geregeld zijn, anders loopt het onherroepelijk in de soep. Wagenparkbeheer is dan een dagtaak van 1 of meerdere mensen. Tussen die 2 uitersten vallen heel wat wagenparken in Nederland. De kwaliteit van het wagenparkbeheer verschilt sterk van bedrijf tot bedrijf.

Afdelingen

Die grote verschillen worden deels veroorzaakt door de verscheidenheid aan afdelingen waar het wagenparkbeheer is neergelegd. De één legt het neer bij Personeelszaken, de ander bij Financiën. Steeds vaker zien we het opduiken bij Facilitaire Zaken. En een enkele keer blijft het bij Inkoop kleven, die er na een aanbesteding blijkbaar geen afscheid van kon nemen. Hoe het ook zij: wagenparbeheer heeft met al deze afdelingen te maken, het is een discipline met vele facetten. Zoals techniek, fiscaliteit, arbeidsvoorwaarden, financiën, inkoop, logistiek etc. Het lijkt een simpel vak, maar is stiekem toch complex.

Veel wagenparkbeheerders vinden het lastig om boven die complexiteit uit te stijgen, en blijven kleven aan de operatie. Ze zijn te herkennen aan kentekenbewijzen in de bureaula, een sleutelkastje aan de wand en een stapel verse tankpassen binnen handbereik. Rommelig, maar veilig. Zonder hem stagneert het proces vrijwel direct. En de dagelijkse stress en rompslomp wordt vaak gecompenseerd door evenementen van dealers, auto-importeurs en leasemaatschappijen. Begrijpelijk, iedere functie heeft zo z’n leuke en minder leuke kanten. Maar verstandig is het niet, want ongezien loopt er geld weg, als schelpenzand tussen de vingers.

Strippen

Wat moet een wagenparkbeheerder doen en laten om absolute rust te creëren? Dat begint met het opbouwen van een structuur waarin zoveel mogelijk zaken inzichtelijk worden gemaakt. Zodat er kan worden ingegrepen zodra er een afwijking opduikt. Het opbouwen en onderhouden van die structuur vergt tijd en energie. Die moet dus eerst worden vrijgemaakt. De beste manier hiervoor is het opschrijven van alle dagelijkse werkzaamheden en snoeihard alles uitbesteden waarvan je weet dat jij het niet beter kunt dan een ander, of waarvan je weet dat je er eigenlijk geen waarde aan toevoegt. Wat heeft het voor zin om groene kaarten te ontvangen in je postvakje en ze zelf door te sturen naar berijders? Waarom zou je je met dealeroffertes bemoeien? Geen idee, weg ermee. Strip je eigen functie. Leg het bij de leasemaatschappij. Zij zijn ingericht op efficiënte verwerking van operationele taken. Een goede leasemaatschappij is in staat om het bestelproces volledig uit te voeren, zodat de klant alleen nog maar een handtekening hoeft te plaatsen. Een goede leasemaatschappij zal ook met alle plezier rechtstreeks met berijders communiceren over tankpassen, bekeuringen, groene kaarten, inleverinstructies, salarisinhoudingen etc. Je moet het ze alleen wel vragen om het te doen. Doe dat dan ook.

Eenmaal verlost van de dagdagelijkse rompslomp begint de inrichting van ‘Het Nieuwe Wagenparkbeheer’. Het komt erop neer dat je ervoor zorgt met zo min mogelijk inspanning zo veel mogelijk kengetallen te verzamelen van een zo hoog mogelijke kwaliteit. Daarmee richt je een rapportagestructuur in, verdeeld over 3 lagen:

Eerste laag: financiën

Deze rapportage geeft bij voorkeur maandelijks inzicht in de belangrijkste financiële cijfers, zoals gemiddelde (lease-)kosten per auto, gemiddelde brandstofkosten, huurkosten etc. Vergeet niet de bijkomende mobiliteitskosten mee te nemen zoals kilometer- en reiskostenvergoedingen. Neem daarnaast ook algemene wagenparkcijfers mee, zoals aantallen auto’s, verwachte voertuigwisselingen en eventuele stilstandcijfers van de autopool. Voor alle tabellen geldt dat ze het voortschrijdend gemiddelde laten zien over minimaal 4 maanden. Op die manier vallen kostenafwijkingen direct op. Voor de visueel ingestelden onder ons kan het uiteraard geen kwaad om de data weer te geven in grafieken.

Tweede laag: KPI’s

De KPI-rapportage geeft twee- tot viermaal per jaar inzicht in de cijfers achter de financiële rapportage. Stel dat uit de maandrapportage blijkt dat de brandstofkosten stijgen. Dat kan meerdere oorzaken hebben: er worden meer kilometeres verreden, het verbruik is gestegen, er zijn meer benzine-auto’s gaan rijden t.o.v. diesels, er wordt misbruik gemaakt van tankpassen of de brandstofprijzen zijn gestegen. Met een paar KPI’s is snel te zien waar de afwijking vandaan komt. Neem in deze rapportage ook de prestatiecijfers van de leveranciers mee en (bij enige omvang van het wagenpark) de gemiddelde tevredenheid van de berijders. Ook hier geldt: een enkele meting zegt niet zoveel, maar een voortschrijdend gemiddelde legt meedogenloos bloot waar het mis gaat. De KPI-rapportage is ook bij uitstek geschikt voor de signalering van afwijkend rijgedrag. Neem daarom voldoende KPI’s mee over onderwerpen als schade, brandstofverbruik, kilometerafwijkingen etc.

Derde laag: Omgeving

Je kunt behoorlijk druk zijn met je eigen verantwoordelijkheden, zorgen dat de zaak op orde is, dat er niets van het bord valt. Toch kan het geen kwaad om minimaal eenmaal per jaar even over de schutting te kijken. Hoe verhouden onze kosten zich tot die van anderen? Zijn onze inkoopcondities nog marktconform of zijn er ontwikkelingen geweest die ons nieuwe kansen geven? Afwijkingen op deze vlakken zijn niet makkelijk inzichtelijk te krijgen, maar het loont vaak wel de moeite. En het voorkomt dat je er met het schaamrood op de kaken achterkomt dat je de afgelopen vier jaar minder korting hebt ontvangen dan je naaste concullega. Een onafhankelijke partij die voor meerdere fleetowners werkt kan behulpzaam zijn bij het verkrijgen van marktconforme cijfers.

Voor alle rapportages geldt dat ze voorzien moeten zijn van een management-summary op 1 A4. Dan snapt de eindverantwoordelijke (meestal financiële directie) ook meteen waar het over gaat. Een besluit over een vervolgactie is dan snel genomen.

Interpretatie

Het verzamelen van data en berekenen van KPI’s moet geen doel op zich zijn. Het gaat er uiteindelijk om dat je wat met de cijfers doet. Stijgt de schadefrequentie? Onderzoek dan wat de oorzaak is en benader de brokkenpiloten. Stuur ze desnoods op rijstijl-training. Stijgen de leasetarieven? Ga in gesprek met de leasemaatschappij en probeer het tij te keren. Overleg tegelijk met HR over de consequenties die dit heeft voor de autokeuze van het personeel. Worden er steeds meer kilometers gedeclareerd? Reken uit of het wellicht verstandig is om kleine, zuinige lease-auto’s in te zetten voor de veelrijders met een eigen auto.

Software

Het verzamelen van de data is een vak apart, en het samenvatten tot een sluitende rapportage kan heel veel tijd kosten. Zeker als er sprake is van meerdere leasemaatschappijen of eigen beheer. Er is een beperkt aantal software-oplossingen verkrijgbaar die specifiek gemaakt zijn voor fleetowners. De meeste pakketten zijn in staat om data uit verschillende bronnen te vertalen naar eenduidige informatie. De functionaliteit en kosten van de verschillende software lopen nogal uiteen, bedenk dus goed van te voren wat je er precies mee wil doen.

Tot slot

Omvorming van operationeel -naar tactisch wagenparkbeheer is niet eenvoudig. Het vereist inzicht en de moed om vertrouwde taken los te laten. Eenmaal op orde geeft het heel veel rust. Je weet immers dat vrijwel het hele proces is voorzien van ‘virtuele rookmelders’: er kan wel eens wat gaan smeulen, maar je bent er op tijd bij om te blussen.

Heeft u nog vragen?

Wij nemen graag contact met u op.

Lees meer van Molthoff Fleetmanagement:

Waar moet je rekening mee houden bij het inkopen van een elektrisch wagenpark?

Steeds meer organisaties elektrificeren hun wagenpark in een streven naar duurzaamheid. Het veranderende mobiliteitslandschap, het groeiende aantal leveranciers en ook de steeds bredere voertuigkeuze brengt echter nieuwe uitdagingen en valkuilen met zich mee. Wat zijn de gevolgen voor uw inkoopstrategie? Hoe kunt u de risico’s tijdens het selectieproces voor leveranciers

Lees verder »

10 Flinke Missers bij Autolease Aanbestedingen

Het inkopen van autoleasecontracten kan op zichzelf al ingewikkeld zijn, maar als het gecombineerd moet worden met de Europese Aanbestedingsregels dan lijkt de complexiteit exponentieel toe te nemen. Wij begeleidden sinds 2012 al vele opdrachtgevers met het succesvol gunnen van nieuwe Raamovereenkomsten via Autolease aanbestedingen. Vanuit die praktijk delen we

Lees verder »

Parkinson & Autoleasing

Cyril Northcote Parkinson (1909 – 1993) stelde in 1957 dat de hoeveelheid tijd die wordt besteed aan een onderwerp, omgekeerd evenredig is met de hoeveelheid geld die ermee gemoeid is. Deze wijsheid werd later bekend onder de naam ‘De trivialiteitswet van Parkinson’. Deze wet is bij uitstek toepasbaar binnen het

Lees verder »

Wagenparkbeheer: de duivel zit in de details

In onze adviespraktijk helpen wij klanten om overzicht te krijgen over het wagenparkbeheer proces de wagenparkkosten. Dat betekent dat onze benadering vaak op een wat hoger abstractieniveau ligt dan losse lease offertes of een setje winterbanden. Met grote graagte praten we dan over risicobeleid, tactisch beheer, rapportagelijnen et cetera. Mooi

Lees verder »

Van Flutmanagement naar Fleetmanagement

We komen het nog veel tegen, wagenparkbeheerders die druk zijn met allerlei operationele taken van het wagenparkbeheer. Met de poten in de modder noemen ze dat. Tankpassen beheren, dealeroffertes doorsturen naar de leasemaatschappij en groene kaarten aanvragen. Je kunt er erg druk mee zijn. En dan hebben we het nog

Lees verder »

Autoleasecontracten inkopen: let op je tellen

Het inkopen van autoleasecontracten lijkt eenvoudig. Vergelijk wat leasetarieven, pik de goedkoopste eruit en teken de overeenkomst. Hoe eenvoudig kan het zijn? Niet zó eenvoudig in ieder geval, er zitten wat addertjes onder het gras en soms moet u zelfs opletten niet in een slangenkuil terecht te komen. Voordat we

Lees verder »

Besparen op het wagenpark, maar hoe dan?

In deze tijden grijpt het besparingsspook wild om zich heen. Grote en kleine kostenposten worden onder de loep genomen en zoveel mogelijk uitgebeend. Hoogst waarschijnlijk kan jij ook besparen op het wagenpark, maar men komt meestal niet verder dan het oprekken van de leasecontracten en wat extra korting bij de dealer. Jammer,

Lees verder »
Scroll naar boven